Hacinco Hotel - “Mọi nỗ lực đều hướng tới khách hàng”
Đặt phòng
Tổ chức sự kiện
21May

Tổ chức sự kiện cần lưu ý các bước gì ?

Các bước khi tổ chức sự kiện 

Thứ nhất: Xác định mục đích của sự kiện

Cần xác định rõ mục đích của  tỏ chức sự kiện là gì, lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo.. để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình. 

Thứ hai: Xác định mục tiêu cần đạt được

 Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ… Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.

 

Thứ ba: Xác định đối tượng khách hàng

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.
 
Thứ tư: Xác định ngân sách 

Xác định ngân sách: Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.

 

Thứ tư : Thiết lập nhóm làm việc 
  • Tham quan các địa điểm
  • Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
  • Chọn địa điểm
  • Khảo sát địa điểm
  • Ký hợp đồng địa điểm
  • Xác nhận thông tin chi tiết
  • Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm
  • Cần lựa chọn những nhân viên ưu tú nhất cho sự kiện tổ chức.
 
Thứ năm : Các yêu cầu chuẩn bị nhân sự 
  • MC: Người dẫn chương trình.
  • PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời.
  • Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.
  • Thuyết trình: Chọn chủ đề cho sự kiện
  • Xác định người thuyết trình
  • Phác thảo bài thuyết trình
  • Trang phục cho người thuyết trình
  • Quà tặng cho người thuyết trình
  • Báo chí, các cơ quan truyền thông:
  • Mời đại diện báo chí.
  • Người quay phim, chụp hình.
  • Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
  • Người xử lý các tình huống phát sinh.
 
Thứ sáu : Chuẩn bị cơ sở vật chất, tài liệu 
  •  Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
  •  Brochure cho khách tham dự
  • Thư mời, thư cám ơn